Tiếng Việt
down-arrow
language-flag language-flag language-flag

Kiểm kê, hoặc kiểm kê hàng tồn kho, là một quá trình quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào có lượng hàng tồn kho nhất định. Dữ liệu hàng tồn kho chính xác là điều cần thiết cho việc lập kế hoạch sản xuất, thực hiện đơn đặt hàng và báo cáo tài chính. Sage X3 cung cấp các công cụ mạnh mẽ để quản lý quy trình này một cách hiệu quả. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn qua một phiên đếm cổ phiếu điển hình trong Sage X3.

1. Chuẩn bị buổi kiểm kê:

  • Xác định phạm vi kiểm đếm của bạn: Xác định địa điểm, nhà kho hoặc mặt hàng cụ thể nào sẽ được đưa vào phiếu kiểm phiếu hàng tồn kho.
  • Tạo kế hoạch kiểm đếm: Trong Sage X3, bạn có thể tạo kế hoạch đếm cụ thể phác thảo chi tiết về việc kiểm kê của mình. Điều này bao gồm:
    • Plan ID (Phiên): Mã định danh duy nhất cho số lượng hàng tồn kho của bạn.
    • Mô tả: Mô tả rõ ràng về mục đích của kế hoạch (ví dụ: “Kiểm kê cuối năm”).
    • Địa điểm và Vị trí: Chỉ định các khu vực được kiểm đếm.
    • Mặt hàng: Xác định các mặt hàng hoặc nhóm sản phẩm cụ thể để cho vào danh sách.
    • Phương pháp đếm (Chế độ đếm): Chọn giữa “Hàng tồn kho vật lý đầy đủ” (đếm tất cả các mặt hàng) hoặc “Đếm chu kỳ” (đếm các mặt hàng cụ thể thường xuyên).
  • Đào tạo đội ngũ: Đảm bảo các nhóm triển khai của bạn hiểu quy trình, đào tạo thao tác sử dụng thiết bị quét mã vạch và tầm quan trọng của độ chính xác.
  • Chuẩn bị khu vực tập kết: Tổ chức kho hoặc khu vực tồn kho để thuận tiện kiểm đếm dễ dàng. Điều này có thể liên quan đến việc đếm trước một số vật dụng hoặc dọn dẹp các vật cản.

2. Bắt đầu kiểm đếm hàng tồn kho trong Sage X3:

  • Tạo phiên kiểm đếm hàng tồn kho: Từ mô-đun Quản lý hàng tồn kho, tạo phiên mới được liên kết với kế hoạch kiểm đếm của bạn. Phiên này sẽ theo dõi tiến độ và kết quả của việc kiểm đếm.
  • Lập danh sách đếm: Sage X3 cho phép bạn tạo danh sách đếm được in sẵn dựa trên kế hoạch của bạn. Các danh sách này có thể được gán cho các nhóm hoặc cá nhân cụ thể.

3. Tiến hành đếm trong thực tế:

  • Đếm và ghi lại: Các nhóm kiểm đếm vật lý hàng tồn kho và ghi lại số lượng trên danh sách kiểm đếm hoặc trực tiếp vào thiết bị di động nếu sử dụng hệ thống quét mã vạch tích hợp với Sage X3.
  • Kiểm đếm nhiều lần: Để tăng độ chính xác, hãy cân nhắc thực hiện quy trình đếm kép trong đó hai nhóm độc lập đếm cùng một mục.
  • Giải quyết sự khác biệt: Nếu số lượng ban đầu khác nhau, các nhóm nên đếm lại để giải quyết sự khác biệt.

4. Nhập số đếm vào hệ thống Sage X3:

  • Nhập thủ công: Nếu sử dụng danh sách ghi trên giấy, số lượng đếm sẽ được nhập thủ công vào hệ thống.
  • Nhập từ máy quét: Nếu sử dụng máy quét mã vạch, dữ liệu thường có thể được nhập trực tiếp vào phiên kiểm đếm hàng tồn kho.

5. Xác thực và đối chiếu:

  • Kiểm tra lại số lượng: Sage X3 cung cấp các công cụ để so sánh số lượng đếm với số lượng được ghi lại của hệ thống.
  • Điều tra phương sai: Phân tích bất kỳ sự khác biệt đáng kể nào giữa số lượng vật lý và dữ liệu hệ thống. Các lý do phổ biến cho sự khác biệt bao gồm:
    • Lỗi nhập dữ liệu
    • Hàng hóa thất lạc
    • Giao dịch không chính xác trong hệ thống
    • Trộm cắp hoặc thất thoát
  • Điều chỉnh mức tồn kho: Sau khi các phương sai được điều tra và giải quyết, bạn có thể sử dụng Sage X3 để điều chỉnh mức tồn kho để phản ánh số lượng thực tế.

6. Đóng phiên kiểm đếm:

  • Hoàn thiện việc đếm: Sau khi tất cả các điều chỉnh được thực hiện và xác thực, hãy đóng phiên kiểm đếm hàng trong Sage X3. Điều này xác nhận sự hoàn thành của quá trình.

7. Báo cáo

Mặc định, các báo cáo sau được liên kết với chức năng này:

  • INVBOR : Danh sách số lượng hàng tồn kho
  • INVBORECA: Mẫu phương sai số lượng tồn kho
  • INVSES : Báo cáo phiên kiểm đếm

Các báo cáo có thể được tùy chỉnh trong quá trình cài đặt hệ thống.

Mẹo để kiểm kê hiệu quả với Sage X3:

  • Sử dụng thiết bị di động: Tích hợp máy quét mã vạch hoặc thiết bị di động với Sage X3 có thể cải thiện đáng kể hiệu quả và giảm lỗi.
  • Đếm chu kỳ thường xuyên: Thực hiện chương trình đếm chu kỳ để đếm các mặt hàng cụ thể thường xuyên trong suốt cả năm, giảm nhu cầu kiểm kê vật chất đầy đủ.
  • Phân tích kết quả kiểm kê: Thường xuyên xem xét kết quả kiểm kê hàng tồn kho của bạn để xác định xu hướng, khu vực có vấn đề hoặc những cải tiến tiềm năng trong quản lý hàng tồn kho.

Bằng cách làm theo các bước này và sử dụng các tính năng của Sage X3, bạn có thể đảm bảo dữ liệu hàng tồn kho chính xác, cải thiện kiểm soát hàng tồn kho và nâng cao hiệu quả tổng thể của hoạt động của mình.

Bạn cần trợ giúp về việc triển khai Sage X3 hoặc đang tìm cách tối ưu hóa hệ thống hiện có của mình?

Ekino Việt Nam là đối tác chính thức của Sage X3, với đội ngũ tư vấn và nhà phát triển được chứng nhận sẵn sàng hỗ trợ bạn. Chúng tôi cung cấp một loạt các dịch vụ toàn diện, bao gồm:

  • Triển khai: Cài đặt mới hệ thống Sage X3 với sự hướng dẫn của chuyên gia của chúng tôi.
  • Phát triển tiện ích bổ sung: Tùy chỉnh giải pháp Sage X3 của bạn để đáp ứng nhu cầu kinh doanh riêng của bạn.
  • Đào tạo: Trao quyền cho nhóm của bạn kiến thức và kỹ năng để sử dụng Sage X3 một cách hiệu quả.
  • Nâng cấp: Luôn cập nhật các tính năng và chức năng mới nhất của Sage X3.

Liên hệ với Ekino Việt Nam ngay hôm nay tại contact@ekino.vn để tìm hiểu thêm về cách chúng tôi có thể giúp bạn tối đa hóa giá trị đầu tư Sage X3 của mình.