L’inventaire, ou comptage des stocks, est un processus crucial pour toute entreprise qui détient des stocks physiques. Des données de stock précises sont essentielles pour la planification de la production, l’exécution des commandes clients et les rapports financiers. Sage X3 fournit des outils robustes pour gérer efficacement ce processus. Cet article vous guidera tout au long d’une session typique de comptage des stocks dans Sage X3.

1. La préparation est essentielle :

• Définissez votre portée de comptage : Déterminez quels sites, entrepôts ou articles spécifiques seront inclus dans le dénombrement des stocks.
• Créer des plans de comptage : Dans Sage X3, vous pouvez créer des plans de comptage spécifiques qui décrivent les détails de votre inventaire. Cela comprend :
  • ID de plan (session) : un identifiant unique pour votre inventaire des stocks.
  • Description : Une description claire de l’objectif du régime (p. ex., « Bilan de fin d’année »).
  • Site et Locations : spécifiez les zones à compter.
  • Articles : Définissez les articles ou les familles de produits spécifiques à inclure.
  • Méthodes de comptage (mode de comptage) : Choisissez entre « Inventaire physique complet » (compter tous les articles) ou « Comptage cyclique » (compter régulièrement des articles spécifiques).
• Formez vos équipes : Assurez-vous que vos équipes de comptage comprennent le processus, l’utilisation de tout équipement de numérisation et l’importance de la précision.
• Préparez la zone physique : Organisez l’entrepôt ou les zones de stock pour faciliter le comptage. Cela peut impliquer de précompter certains articles ou d’éliminer les obstacles.

2. Lancez l’inventaire des stocks dans Sage X3 :

• Créer des sessions de comptage des stocks : Depuis le module Gestion des stocks, créez une nouvelle session liée à votre plan de comptage. Cette séance permettra de suivre les progrès et les résultats du dénombrement.

• Générer des listes de comptage : Sage X3 vous permet de générer des listes de comptage pré-imprimées en fonction de votre plan. Ces listes peuvent être attribuées à des équipes ou à des individus spécifiques.

3. Effectuez le dénombrement physique :

• Comptage et enregistrement : Les équipes comptent physiquement le stock et enregistrent les quantités sur les listes de comptage ou directement sur les appareils mobiles si elles utilisent un système de lecture de codes-barres intégré à Sage X3.
• Comptages multiples : Pour une précision accrue, envisagez de mettre en place un processus de double comptage où deux équipes indépendantes comptent les mêmes éléments.

• Résoudre les écarts : si les décomptes initiaux diffèrent, les équipes doivent procéder à un recomptage pour résoudre les écarts.

4. Entrez les comptes dans Sage X3:

• Saisie manuelle : Si vous utilisez des listes papier, les quantités comptées sont saisies manuellement dans le système.

• Importation à partir de scanners : si vous utilisez des lecteurs de codes-barres, les données peuvent souvent être importées directement dans la session de comptage des stocks.

5. Valider et réconcilier:

• Vérifier les comptes : Sage X3 fournit des outils permettant de comparer les quantités comptées avec les quantités enregistrées par le système.

• Enquêter sur les écarts : analysez les écarts significatifs entre le décompte physique et les données du système. Les raisons courantes des écarts sont les suivantes :
  • Erreurs de saisie de données
  • Articles égarés
  • Transactions inexactes dans le système
  • Vol ou perte de poids
• Ajuster les niveaux de stock : Une fois les écarts examinés et résolus, vous pouvez utiliser Sage X3 pour ajuster les niveaux de stock afin de refléter le dénombrement réel.

6. Clôturez la session de comptage des stocks:

• Finaliser le décompte : Une fois tous les ajustements effectués et validés, fermez la session de comptage des stocks dans Sage X3. Cela confirme l’achèvement du processus.

7. Rapports:

Par défaut, les rapports suivants sont associés à cette fonction :

• INVBOR : Liste d’inventaire

• INVBORECA : Formulaire d’écart d’inventaire

• INVSES : Séance de comptage de stock

Les rapports peuvent être modifiés à l’aide d’une configuration différente.

Conseils pour faire le point efficacement avec Sage X3 :

• Utiliser des appareils mobiles : L’intégration de lecteurs de codes-barres ou d’appareils mobiles avec Sage X3 peut améliorer considérablement l’efficacité et réduire les erreurs.
• Comptage cyclique régulier : Mettez en œuvre un programme de comptage cyclique pour compter régulièrement des articles spécifiques tout au long de l’année, réduisant ainsi le besoin d’inventaires physiques complets.
• Analysez les résultats de l’inventaire : Examinez régulièrement les résultats de vos inventaires pour identifier les tendances, les problèmes ou les améliorations potentielles de la gestion des stocks.

En suivant ces étapes et en utilisant les fonctionnalités de Sage X3, vous pouvez garantir des données de stock précises, améliorer le contrôle des stocks et améliorer l’efficacité globale de vos opérations.

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